¿Qué es la automatización de empresas?

El uso de la tecnología y la constante actualización se han vuelto indispensables para el desarrollo de las empresas, herramientas que hace algunos años eran prescindibles (como el uso de redes sociales, la facturación electrónica, etc.) se han convertido en aspectos necesarios de las empresas actuales, así mismo, la automatización de las empresas cada vez se vuelve un tema más recurrente en cuanto a la optimización de procesos y el ahorro de recursos.

La automatización consiste en usar la tecnología para realizar tareas casi sin necesidad de las personas. Se puede implementar en cualquier sector en el que se lleven a cabo tareas repetitivas. Sin embargo, es más común en aquellos relacionados con la fabricación de productos, la venta de mercancía y software para taller automotriz, así como en el mundo de la tecnología, como el software de decisiones empresariales y los sistemas de TI.

¿Por qué es importante la automatización de empresas?

Todo proceso está conformado por tareas y/o actividades; las mismas que pueden simplificarse automatizando las actividades repetitivas y operativas; ello reducirá el tiempo de ejecución del proceso y reducirá los errores que se puedan presentar al trabajar de forma manual, facilitando las actividades de control.

Beneficios de la automatización de empresas

Reducir costos

Al hacer un mejor uso de los recursos empresariales mediante la automatización de procesos, se logra reducir los costos de la operación, así mismo, aunque implementar ciertos sistemas automatizados genera algunos costos iniciales, la inversión realizada es recuperada en corto y mediano plazo.

Ahorro de tiempo

Al reducir los intervalos entre una actividad y otra, la automatización de procesos permite una reducción significativa en el tiempo de ejecución para llevar a cabo determinados procesos. Además, al reducir el trabajo manual por otro automatizado se pueden agilizar procesos como las órdenes de compra, el seguimiento de entregas, la facturación, pagos y cuentas a proveedores, etc.

Resultados siempre actualizados

Permite hacer un mejor seguimiento de todo el proceso y en cualquier momento, facilitando además la búsqueda de datos y la obtención de informes.

Mejora del control de las operaciones

Uno de los principales beneficios de la automatización de procesos es la eliminación de errores por la actividad manual, facilitar la elaboración de información de valor, siempre al día y disponible para consulta rápida; ante cualquier eventualidad o problema esta información puede ofrecer soluciones de forma precisa e inmediata.

Mejora la comunicación

• Un sistema automatizado bien implementado asegura que la información llegue completa a la persona indicada. Además mejora la interacción de los integrantes dentro del grupo de trabajo permitiéndoles compartir información de interés o solicitar dicha información.
• Se pueden compartir tareas y proyectos con el resto de los integrantes ya sea para analizarlos, corregirlos y/o aprobarlos.

Ejemplos de automatización de empresas

Administración de nóminas

Todos los procesos relativos al control y gestión de nóminas incluyendo todo tipo de requisitos legales y administrativos se vuelven una tarea más atractiva gracias a la automatización robótica. Siendo capaz de recopilar, controlar y gestionar los factores de todo este contexto y conectarlo de manera óptima.

Migración de datos

Los sistemas de facturación heredados deben interactuar con otros sistemas y se necesita obtener determinados datos relevantes. Por lo general, son tareas que se desarrollan a mano con un gran porcentaje de error humano. Con la automatización robótica se elimina el trabajo manual y se evitan los posibles errores administrativos que conlleva.

Elaboración y envío de informes

Cada vez  más a menudo, las empresas requieren informes periódicos para poseer información real, actualizada y acometer la mejor toma de decisiones posible. Las soluciones automatizadas pueden generar fácilmente informes, analizar sus contenidos y, basándose en ellos, enviarlos a las partes interesadas.

Gestión de la relación con el cliente

Las tareas de relación y contacto con el cliente dependen de varios sistemas diferentes, los cuales pueden repercutir en la experiencia final, adicionando un gran volumen de tareas repetitivas simples.

Este es el escenario ideal para configurar un sistema de automatización robótica para procesar diferentes áreas con la mayor velocidad e inmediatez posible, aumentando la satisfacción del cliente.

Contratación de personal

La gestión relativa a los recursos humanos incluye funciones y diferentes tareas en los procesos de reclutamiento. Los bots de automatización robótica se pueden implementar de manera relativamente rápida y eficaz aportando velocidad y transparencia a todo el proceso.

Procesamiento de pedidos

Otra área funcional que conlleva un buen número de tareas, procesos diarios y repetitivos: direcciones, introducir datos, facturas, etiquetas de envío, o control y gestión del  inventario del almacén. Un sistema de automatización robótica podría desarrollar estas funciones con toda la naturalidad y 0% de errores.

Control y administración del gasto

Es cierto que existe una gran alternativa de opciones de software para acometer esta función, pero las soluciones robóticas pueden llegar a ser mucho más eficientes. Pueden realizar tareas mucho más específicas como, por ejemplo, la extracción automática de campos importantes de recibos o facturas necesarias para cada tarea a desarrollar.

Gestión y mantenimiento de proveedores

Al igual que con los clientes, la gestión de proveedores requiere de un control exhaustivo y seguimiento de su rendimiento. Todas las tareas relativas al conocimiento, comunicación y gestión de proveedores se pueden organizar y automatizar sin perder eficacia.

Apoyo y ayuda TI

Los servicios TI de una empresa son esenciales para mantener un control automatizado  y tecnológico de nuevos usuarios. Dichas tareas pueden ser programadas y configuradas para ser realizadas mediante automatización robótica, reduciendo el tiempo en dicha tarea y disponiendo de más tiempo para desarrollar otras labores.

Categorización de productos

Especialmente en el caso de las empresas minoristas, la gestión de productos incluye labores tan repetitivas y tediosas como la actualización de código de artículo o número de referencia con el producto. Se pueden utilizar los robots para automatizar este proceso, lo que ahorra miles de horas de trabajo.