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MEJORA LA GESTIÓN DE PEDIDOS DE TU EMPRESA

MEJORA LA GESTIÓN DE PEDIDOS DE TU EMPRESA

En cualquier negocio o empresa, la gestión de pedidos es una función vital. Comienza antes de que se genere el pedido, continúa desde que se ha generado y permanece después de que se entrega el producto.

Desarrollar nuestras funciones de manera eficiente, profesional y transparente es fundamental para ganarnos la confianza y fidelidad de los clientes.

Pero, ¿Qué es la gestión de pedidos?

La gestión de pedidos es el conjunto de procesos desarrollado por una empresa mediante el cual se organiza, da seguimiento y solicitan las compras de productos o servicios. Esta gestión procura mantener un registro de los pedidos y administración de las personas, procesos u asociaciones necesarias para realizarlos.

La gestión de pedidos se lleva a cabo en, prácticamente, todos los departamentos de una empresa: desde el servicio de atención al cliente hasta el personal de almacén, pasando por el departamento de contabilidad y los socios distribuidores. Cuando se maneja con eficacia, la gestión de pedidos garantiza la satisfacción de los clientes y protege la reputación de la empresa.

Una gestión de pedidos desorganizada puede conducir a falta de mercancía, retrasos en la entrega, baja eficiencia de producción y posibles crisis tanto con proveedores como con clientes.

Seguimiento de un pedido paso a paso

Antes de que se produzca el pedido

En esta área es de vital importancia verificar toda la información previa al envío:

  • Información sobre el pago y los medios de pago.
  • Información real sobre el producto que compramos.
  • Términos y condiciones de envío y devolución.
  • Condiciones de seguridad de la web para pago seguro en caso de ser pago online.
  • El Aviso Legal, que aparte de ser un requerimiento obligatorio, permite al cliente conocer con que empresa está tratando, lo cual genera confianza.

En este  paso la prioridad siempre debe de ser la transparencia de la empresa. La información debe ser precisa, clara, completa y estar siempre a la disposición del cliente, de esta manera este puede saber en qué condiciones recibirá el producto que compró.

Durante el procesamiento del pedido

Si el paso anterior se realizó correctamente y el cliente decide comprar el producto, pasaremos al paso dos de la gestión de pedido. En este paso se realizarán los procesos necesarios para cumplir con la entrega de los productos en tiempo y forma.

  • Los productos deben ser fácilmente identificables, ya sea por código de barras o etiqueta.
  • El embalaje de los productos es fundamental para que el transporte sea seguro. Un buen embalaje reduce el número de pérdidas y devoluciones por producto en mal estado.
  • Debe de haber un procedimiento seguro para su transporte, generalmente mediante una agencia externa de transporte segura asociada que reciba los pedidos y la información de entrega.
  • También debemos asegurarnos de tener suficiente producto en almacén, ya que, el no tener la mercancía requerida para una entrega, puede generar pérdidas.

Es importante recordar que durante todo este proceso, el cliente seguirá recibiendo información, como en donde se encuentra su pedido en todo momento. No debemos olvidar que es de vital importancia que el cliente se encuentre tranquilo en todo momento.

Gestión de la venta

Una orden de pedido implica la coordinación de diversas áreas de la empresa. No solo de almacén, que tiene la tarea de empaquetar y enviar el producto en el tiempo y forma adecuados.

También implica al área de ventas, donde la venta de este producto debe quedar registrada, algo que afectara al área de contabilidad y a la gestión de inventarios.

En ambas áreas, es indispensable que la información sea actualizada constantemente y en tiempo real, para que cada departamento de la empresa pueda tomar las decisiones adecuadas a tiempo.

Después de la entrega del pedido

Una vez entregado el producto puede pasar una de dos cosas: el cliente queda satisfecho y se queda con el producto, o por alguna razón no es lo que esperaba o lo que pidió y decide devolverlo.

Las condiciones de devolución y como trates a tu cliente una vez este ha recibido el pedido son de vital importancia. A partir de aquí, si tu almacén y tus transportistas han trabajado de manera óptima, podrás influir en la fidelización del cliente. Este es el momento perfecto para enviar encuestas de satisfacción, solicitar que califiquen tu servicio, pedir comentarios sobre el servicio y los productos o sugerir compras relacionadas.

En Kordata te ayudemos a organizar y gestionar los pedidos de tus sucursales. Ya que es una herramienta muy valiosa y ahorra mucho tiempo de logística y procesos.