¿Cómo organizar un taller automotriz?

Organizar un taller automotriz es similar a cualquier otra empresa, y así como estas, también necesita tener un organigrama bien establecido, de esta manera, se establecen las áreas del taller, así como las tareas y procesos asignados para cada una. Un sistema que te ayuda a definir puestos de trabajo fácilmente es el Software para taller mecánico Kordata.

Es necesario establecer una estructura organizativa del taller, atendiendo a su equipo humano, su cualificación profesional, la adecuada configuración de los espacios de trabajo, la evaluación del personal necesario y la dotación de sus equipos, herramientas e instalaciones, el correcto control de los costes del trabajo y el concepto de la calidad en el taller de reparación como herramienta de establecer objetivos de mejora continua, la implantación de todas estas cuestiones se hacen más necesarias, para poder sobrevivir en un mercado de gran competencia, con clientes cada vez más informados y exigentes.

¿Cuál es el organigrama de un taller mecánico?

El organigrama de un taller mecánico es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos, a través de esta se pueden distribuir las actividades asignadas a cada uno de los colaboradores en los correspondientes departamentos, de manera que las personas, tareas y administración, como parte integrante de la organización del taller, deben interactuar en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus metas y objetivos establecidos.

¿Por qué es necesario un organigrama de taller mecánico?

Como en cualquier otra organización, en un taller mecánico es necesario un organigrama para lograr establecer objetivos claros basados en áreas específicas, esto se logra solo estableciendo puestos de trabajo definidos y asignándole a cada uno sus tareas determinadas.

Jerarquías en un taller mecánico

Los cargos que se definen a continuación son los mínimos a considerar para emprender un taller nuevo o para mejorar el desempeño en los ya existentes. Este es un modelo que suele repetirse en los talleres bien organizados, la cantidad de personas en cada cargo variará con el tamaño de la operación.

Gerente de Servicio

Es el responsable de la administración, organización, control y dirección de los recursos de los que dispone, su gestión básicamente es guiar al equipo hacia la obtención de los objetivos de la empresa gestionando los recursos que se requieran para ello (herramientas, insumos, personal, entrenamiento, etc.). Definir los indicadores de gestión, establecer los objetivos, revisar el desempeño del personal técnico y asesores.

Jefe de taller

Es la figura más importante dentro de la estructura organizativa, su importancia está sustentada en que la operación será exitosa, o no, de acuerdo a su preparación, conocimiento, habilidades de liderazgo y comunicación, todo lo que se hace en el taller pasa por sus manos, el asigna los trabajos, hace seguimiento al trabajo en proceso, asesora técnicamente al personal a su cargo, hace seguimiento a la procura de repuestos, valida la calidad de las reparaciones con pruebas si es necesario y es el primero en determinar las necesidades de entrenamiento del personal técnico.

Asistente de Jefe de Taller

Si el taller es pequeño, quizás no requieran este cargo, esta persona debe asistir como su nombre lo indica al Jefe de Taller, sus funciones pueden ir desde hacer pruebas de carretera, cuidado y control de las herramientas especiales, seguimiento al programa de mantenimiento y calibración de las herramientas especiales, elaboración de informes técnicos, supervisión técnica de trabajos de relevancia, y cualquier otra tarea que le asigne su jefe inmediato.

Recepcionista

La o el recepcionista (dependiendo del tamaño del taller pueden ser más de uno) es una persona con mucho poder en la estructura de cualquier empresa, es la primera con quien se comunican nuestros clientes, su gestión debe ser impecable, debe poseer cualidades muy particulares en cuanto a su carácter (amabilidad, tolerancia, simpatía, excelente comunicadora), igualmente debe conocer los procesos internos para poder dar información suficiente al cliente cuando este la solicite, es quien agenda a los clientes que serán recibidos en el taller, debe respetar la capacidad del taller, respetar el orden de las citas y llevar registro de clientes que no asisten a su cita para reagendarlos, en algunas empresas la recepcionista es quien hace las encuestas de satisfacción a los clientes luego de recibir el servicio, debe estar informada de cualquier cambio en la organización o planificación del taller.

Asesor de Servicio

El asesor de servicio es el trabajo más difícil de desempeñar dentro de la estructura de los talleres, él recibe al cliente según su agenda, inspecciona la unidad, genera la orden de servicio con los requerimientos del cliente, elabora el presupuesto, informa al cliente de la evolución de los trabajos, hace el compromiso de entrega y finalmente es quien entrega la unidad al cliente cuando ya ha sido reparada y lavada.
Es quien hace la revisión, diagnóstico y posterior reparación de las unidades recibidas en el taller. Debe responder a todas las preguntas de su cliente y atender sus insatisfacciones cuando las hubiese.

Líder de Calidad

El líder de calidad es el responsable de que el vehículo sea entregado según lo solicitado por el cliente, una vez terminada la reparación, revisa para validar que se hayan realizado todas las reparaciones solicitadas, se hayan remplazado los repuestos solicitados y se haya revisado la unidad según los estándares establecidos por la dirección de la empresa, por ejemplo en la mayoría de los talleres los repuestos remplazados son devueltos al cliente, el líder realiza una inspección visual al vehículo para detectar desviaciones en los procesos internos, estas inspecciones se hacen con formatos diseñados para ello. Si se encuentra alguna desviación esta debe ser corregida antes de entregar la unidad al cliente. Se levantan estadísticas de estas desviaciones y se presentan al equipo de trabajo para generar mejoras continuas en los procesos.

Chofer

El chofer puede ser requerido para la ubicación de repuestos no disponibles, llevar trabajos a otros talleres especializados, por ejemplo, reparar un sistema de escape o rectificar unos discos de frenos, comprar insumos para el taller, etc.

Mantenimiento

Lo hemos dejado para el final aunque es el personal que más contribuye a la imagen que los clientes se hacen de un negocio, son quienes cuidan y mantienen el orden y la limpieza en las áreas de trabajo, espera y oficinas; cuando están con nosotros no los notamos, pero cuando faltan se hacen sentir, es muy importante que los clientes perciban que la empresa se preocupa tanto por su vehículo como por sus instalaciones.