9 Claves para la seguridad de tus inventarios

¿Cómo garantizar un almacenamiento eficiente y seguro para la mercadería de tu negocio? Algunos puntos críticos que pueden ayudarte.

El depósito o almacén de cada empresa tiene características particulares y peculiaridades, pero aun así, existen muchas claves comunes para garantizar el servicio, la eficiencia y la seguridad de tus existencias. Tenlas en cuenta:Una correcta gestión de inventarios brinda seguridad, costos óptimos y un servicio sin altibajos

1. Registros informáticos
De ser posible, lo ideal es realizar el control de inventarios a través de un sistema computarizado sobre todo cuando la cantidad o variedad de artículos es muy amplia, o las mercaderías tienen un elevado costo unitario.

2. Recuento físico obligatorio  Sin importar el método utilizado: manual, planilla de cálculo, algún software específico; es fundamental que realices un recuento de la mercadería al menos una vez al año. Esto te permite verificar pérdidas, daños y movimientos, a la vez que confrontar con tus registros contables y ajustarlos de ser necesario.

3. Máximos y mínimos: Genera una logística de compras eficiente, estableciendo cantidades máximas y mínimas! La clave está en encontrar el equilibrio entre evitar faltantes, que generan insatisfacción en los clientes o retrasos en la producción, y garantizar costos mínimos de pedidos y mantenimiento de inventario.

4. Trazabilidad de unidades: Dependiendo del tipo de productos, la trazabilidad o seguimiento puede ser muy importante: unidades seriadas o numeradas, pertenecientes a un lote específico o con fecha de caducidad. Diseñá algún sistema que te permita saber en cada momento donde está cada elemento en stock: registros manuales, sellos, código de barras, chips, etc.

5. Espacios organizadosDiseña el inventario de forma de tener un “mapa” preciso. ¡Evita que los empleados pierdan mucho tiempo buscando! Tené en cuenta los procedimientos de almacenamiento más adecuados, la rotación necesaria, el orden y la limpieza. Así lograrás más seguridad y un manejo eficiente de las actividades

6. Ingreso de mercadería Define a un encargado para la recepción de suministros. Debe encargarse de organizar el espacio para las nuevas unidades y de verificar la mercadería cuando llegue cada nuevo pedido, contar o pesar, según las particularidades de tu empresa, y generar los informes de recepción.

7. Movimientos documentados Cada movimiento del inventario debe estar debidamente registrado. Establece procedimientos claros con documentación numerada y firmada (quién recibe y quién entrega) que respalde cada situación: informes de recepción, notas de pedido, requisiciones, reservas de unidades.

8. Resguardo y seguro La mercadería, ya sean productos terminados, materiales o insumos, deben tener un lugar asignado dentro de la organización, garantizando que no sufran deterioros físicos, pérdidas o robos. Aun así, lo más recomendable es contratar un seguro para tener protección ante eventualidades.

9. Personal autorizadoSólo personal con autorización específica debería tener acceso a los almacenes o depósitos. Precisa quiénes pueden recepcionar productos o materiales, entregarlos e incluso solicitarlos. También es ideal que el personal con acceso al inventario físico no tenga acceso a los registros contables, y viceversa.